Agiles Projektmanagement – Definition, Funktionsweise und Vorteile

Was ist agiles Projektmanagement?

Agiles Projektmanagement ist eine Arbeitsweise, bei der interdisziplinäre Teams in kurzen, zeitlich beschränkten Zyklen (Sprints) arbeiten, um flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Durch regelmäßige Abstimmungen (Dailys) sind die Teammitglieder immer synchronisiert, können produktiver arbeiten und schneller Zwischenergebnisse erzielen.

Vorteile sind:

• Schneller Projektstart: Zu Beginn müssen nicht alle Details festgelegt werden
• Mehr Flexibilität: Ziele und Pläne lassen sich leichter an Veränderungen anpassen
• Deutlich reduziertes Risiko, dass das Projekt scheitert
• Hohe Transparenz: aufgrund enger Zusammenarbeit und regelmäßigen Absprachen
• Effektive Ergebnisse, die auf Kunden- und Nutzerbedürfnisse zugeschnitten sind
• Schnelle Ergebnisse und geringe Zeit bis zur Markteinführung (Time-to-Market)

Agiles Projektmanagement hinterfragt Rollen, Prozesse und Projektpläne aus der klassischen Vorgehensweise. Es legt Wert darauf, Stakeholder während des gesamten Projekts intensiv einzubeziehen und ihnen regelmäßig Ergebnisse zu liefern. Hierbei sind Änderungen willkommen, da nur so die besten Resultate abgeliefert werden können. Priorität ist hierbei, die Kunden durch frühe und kontinuierliche Auslieferung wertvoller Ergebnisse (Teilprodukte) zufriedenzustellen. Fachexperten und Entwickler müssen während des Projektes täglich zusammenarbeiten, ein nachhaltiges Arbeitstempo halten, einen effektiven Kommunikationsweg von Angesicht zu Angesicht schaffen, regelmäßig reflektieren und die Arbeitsweise anpassen. Das sind die Prinzipien des Agilen Manifests:

Abbildung 1: https://kanbanize.com/de/agile-de/projektmanagement/prinzipien

Die aufgezählten agilen Prinzipien des Manifests setzen allesamt den Schwerpunkt auf Interaktion. Sie dienen dazu, von starren Prozessabfolgen und Bürokratie Abstand zu nehmen.

Agile Methoden

In vielen Bereichen der aktuellen Arbeitswelt greifen agile Projektmethoden bereits sehr gut. Vor allem in den Bereichen der Produkt- und Softwareentwicklung, in denen diese Ansätze ihre Ursprünge haben, funktionieren klassische Verfahren nicht mehr optimal.

Agile Projektmanagement Tools

Agiles Projektmanagement beginnt bereits bei der Auswahl der Tools. Adäquat eingesetzte Projektmanagement Tools erhöhen die Transparenz und Adaptivität von Entwicklungsprozessen und fördern damit die Reaktionsfähigkeit von Organisationen in Bezug auf Marktdynamik oder veränderte Kundenbedürfnisse. Bei der Einführung agiler Entwicklungsmethoden, wie z.B. agiles Arbeiten mit Scrum, stehen Organisationen jedoch verschiedene Hürden gegenüber, die vor allem die Menschen innerhalb der Organisation betreffen, zu deren Überwindung eine ganzheitliche Betrachtung und Vorgehensweise nötig ist.

Abbildung 2: https://www.anic-gmbh.de

Die Prozesswerk GmbH verfügt über große Erfahrung in Bezug auf agiles Projektmanagement sowie agile Methoden und Tools im Projektmanagement. Dies beinhaltet agiles Projektmanagement bezogen auf agile Projekte, agile Projektmanagementmethoden sowie agile Entwicklungsmethoden. Dies konnten wir bereits bei zahlreichen Projekten mit namhaften Kunden unter Beweis stellen. Unsere Schwerpunkte liegen hierbei auf: Der Einordnung der agilen Reife bestehender Entwicklungsprozesse sowie der situationsspezifischen agilen Umwelt- und Einflussfaktoren Einer phasenspezifischen Auswahl von Schulungen sowie Coachings von Methoden zur optimalen Unterstützung bei der Einführung agiler Entwicklungsmethoden Einer strukturierten und individuellen Einführungssystematik mit Fokus auf die beteiligten Mitarbeiter Der Planung der strategischen Ausrichtung von Entwicklungsbereichen hinsichtlich der nötigen Agilität Einer abgestimmten Organisationsgestaltung für das richtige Maß an Freiräumen Workshop für Führungskräfte: “Mindset und Leadership in einer agilen Welt” In einem Projekt bei einem Automotive Tier1 haben wir unseren Kunden dabei unterstützt, die vom OEM geforderte Agilität optimal in seine bestehende Prozesslandschaft zu integrieren. Die Herausforderung bestand hierbei insbesondere darin, die agile Entwicklung (nach SAFe® Framework) der kundenspezifischen Produktumfänge nahtlos mit der zugrunde liegenden Baukastenentwicklung nach V-Modell zu vereinen. In einem weiteren Projekt bei einem Automotive Software Zulieferer haben wir eine Workshop-Serie organisiert und durchgeführt, die das Ziel verfolgte, die Führungskräfte auf ihre neue Rolle in einem agilen Unternehmen vorzubereiten. Hierzu zählte zum Beispiel das Mindset sowie nötige Leadership Konzepte und Softskills.

Wie funktioniert agiles Projektmanagement?

Zwei der beliebtesten agilen Projektmanagement Methodiken sind Kanban und Scrum.

Kanban: Kanban ist eine agile Methode, deren Gedanken viele Anwender wiedererkennen werden. Ursprünglich wurde sie für die Produktionssteuerung entwickelt, heute wird sie auch für persönliche To-do-Listen oder Aufgabenmanagement eingesetzt. Mit dem Kanban Modell kann man die tägliche Arbeit gut organisieren. Man hat alle Aufgaben im Blick, die gerade aktiv sind oder in Zukunft erledigt werden müssen. Messbare Ergebnisse sind eine bessere Auslastung, höhere Transparenz und schnellere Interaktion im Projekt. Ganz klassisch zeigt das Kanban Board drei Bereiche nebeneinander, in die Aufgaben nach ihrem Status einsortiert werden: To Do: geplante Aufgaben In Progress: aktive Aufgaben Done: abgeschlossene Aufgaben

Abbildung 3: https://www.digite.com/kanban/kanban-board/

Scrum: Scrum ist ein agiles Vorgehensmodell für Produkt-und Software Entwicklung und Projektmanagement. Anforderungen und Lösungen sollen durch Zwischenergebnisse nach und nach erarbeitet werden. Agile Scrum im Projektmanagement steht also für iterative Entwicklungen. Dabei wird das gesamte Projekt in Etappen eingeteilt – sogenannte Sprints. Bei Scrum wird anstelle von ausführlichen Produktspezifikationen ein Product Backlog mit User Stories erstellt. Diese beschreiben Wünsche aus Nutzersicht. Auch wird das Product Backlog im Laufe der Entwicklungsprozesse schrittweise und kontinuierlich ergänzt, priorisiert und die Komplexität der einzelnen User Stories mit dem Team ermittelt. Die Planung der zu erledigenden Arbeit findet in Abstimmung mit Stakeholdern zu Beginn eines Sprints für den Zeitraum des jeweiligen Sprints statt. Danach erfolgt die Planung durch das Entwicklerteam für den Tag im Daily Scrum. Am Ende eines jeden Sprints blickt das Scrum Team zurück: Die Arbeitsergebnisse werden den Stakeholdern im Sprint Review vorgestellt.

Die teaminterne Potenzialanalyse findet danach in der Sprint-Retrospektive als Teil der Selbstorganisation statt. In der Retrospektive werden die eigenen Methoden und Prozesse sowie Teamdynamik betrachtet und gegebenenfalls Verbesserungen für zukünftige Scrum Projekte beschlossen.

Wie unterscheidet sich Agiles Projektmanagement vom klassischen Projektmanagement?

Klassisches Projektmanagement – im Gegensatz zu agilem Projektmanagement – basiert auf einem standardisierten Vorgehensmodell, das eine lineare und durch Meilensteine abgetrennte Abfolge von Projektphasen vorsieht. Ergebnisse, Kosten, Termine und Personalbedarfe werden am Anfang eines Projektes festgelegt. Änderungen im Projektabwicklung werden möglichst vermieden, da sie aufwendige und oftmals kostspielige Change-Requests nach sich ziehen. Es geht um einen linearen Prozess (Wasserfall-Modell): Entwicklung von Phase zu Phase. Die Ergebnisse werden nur am Ende des Projekts geliefert und bewertet. Der Projektmanager managt und verantwortet das gesamte Projekt. Die Kommunikation erfolgt meist über lange Meetings und wird in Dokumenten hinterlegt.

Abbildung 4: https://www.schaffrath.de/magazin/detail/risiko-wasserfall-erfolgsgarant-agile-methoden

Auf der anderen Seite basiert agiles Projektmanagement auf einer iterativ-inkrementellen Vorgehensweise. In jeder Iteration wird ein potenziell lieferfähiges Produktinkrement fertiggestellt. Der Erfolg basiert auf Teamarbeit, kurzen Feedbackschleifen, hoher Reaktionsfähigkeit und kontinuierlicher Prozessverbesserung. Die Mitarbeiter im Team übernehmen eine hohe Eigenverantwortung. Im iterativen Prozess werden meist alle Phasen der Projektarbeit durchlaufen, von der Planung über die Umsetzung bis zum Test. Der Prozess wird fortlaufend verbessert und neue Anforderungen werden kontinuierlich erfasst (z. B. durch Backlogs). Die Ergebnisse werden im Projektverlauf regelmäßig geliefert und bewertet. Das Team managt sich in der Umsetzung der Aufgaben innerhalb des Sprints selbst, wird im Prozess vom Scrum Master unterstützt und übernimmt gemeinsam die Verantwortung für die Lieferung des Produktes. Die Kommunikation erfolgt über kurze, tägliche Meetings und erfordert wenig Dokumentation. Mehr zu klassischen und agilen Methoden, erfahren Sie in unserem Projektmanagement Seminar.

Kommunikation im klassischen und agilen Projektmanagement Umfeld

Kommunikation ist der Schlüssel, wenn Rollen miteinander interagieren. In klassischen Umgebungen geschieht das oft in Form von Statusberichten. Meetings können in folgenden Formen stattfinden: Kickoff zu Beginn Planungs- und Status-Treffen während des Projektlebenszyklus Abschluss mit Lessons Learned zum Schluss Hinter den im Scrum Guide (agiles Projektmanagement) beschriebenen Meetings steht der Gedanke, dass möglichst wenige Besprechungen notwendig sein sollten. Durch die bereits genannten Meetings wie: Planung Daily Review sollten Themen weitestgehend abgedeckt werden. Wenn Stakeholder auf formaler Berichterstattung beharren, können Sie diese Scrum Boards und ähnliche Informationsmittel verweisen oder ihnen die Teilnahme an den Reviews anbieten. Das Sprint Backlog gibt transparent wieder, woran aktuell gearbeitet wird. Produktdemonstrationen in den Reviews dienen ebenfalls der Transparenz und dem direkten Feedback.

Ressourcenmanagement im agilen Umfeld und im klassischen Projekt-Management.

Unabhängig von der Methode kann auf ein solides Ressourcenmanagement für Projektportfolios im Unternehmen nicht verzichtet werden. Um ein gutes Ressourcenmanagement durchführen zu können, benötigt man eine zentrale Datenbasis, die in ihrer Komplexität am besten ein Project Management Office (PMO) koordinieren kann.

Agile Methoden arbeiten mit festen Produkt-/Projektteams. Dadurch erleichtert sich die Ressourcenplanung wesentlich. Auf Projektleitungsebene reicht das aber nicht aus: Unabhängig von agilen Projektmanagement oder klassischen Projektmanagement Methoden müssen Sie die tatsächliche Verfügbarkeit, Abwesenheiten und Linientätigkeiten berücksichtigen. Durch die Zuweisung von Ressourcen auf einzelne Vorgänge in klassischen Projekten ergeben sich aufgrund der unterschiedlichen Endtermine Schwierigkeiten beim Wechsel zwischen den Projekten. Die Produktivität wird unter Umständen negativ beeinflusst. Deutlich einfacher wird der Übergang eines Mitarbeiters von einem agilen Projekt in ein anderes, wenn die Zusammensetzung einzelner agiler Teams mindestens über einen Sprint hinweg konstant bleibt. Wenn die Sprintlängen und -Taktung mehrerer Projekte aufeinander abgestimmt sind, können Wechsel jeweils zum Sprintende reibungsloser erfolgen.

Wie unterscheidet sich Agiles Projektmanagement vom Hybriden Projektmanagement?

Viele Organisationen arbeiten in einem Umfeld mit klassischem Vorgehen und einzuhaltenden Normen. Bei Projekten führt das zur Auswahl von Methoden, deren Fokus auf der klaren Planung und Festlegung der zu erreichenden Projektziele und der geforderten Erstellung von Dokumenten liegt. Aber die Zeiten ändern sich. Mit der zunehmend wichtigen Rolle von Software in ehemals 100% Hardware-Produkten sind seit Jahren agile Projektmanagement Methoden mit ihrem iterativen Vorgehen und der flexiblen Zielgestaltung von Sprint zu Sprint auf dem Vormarsch.

Abbildung 5: https://www.schaffrath.de/magazin/detail/risiko-wasserfall-erfolgsgarant-agile-methoden

Kombinieren Organisationen ihr klassisches Vorgehen bei einzelnen Teilbereichen der Projekte mit Bestandteilen des agilen Vorgehens, dann können sie, individuell angepasst auf ihre Bedürfnisse, die jeweils besten Aspekte aus beiden Welten nutzen. So lässt sich der Projektnutzen unter Umständen erhöhen, ein besseres Ergebnis erzielen und mit geringen Kosten schneller das Ziel erreichen. Diese Kombination ist das Hybrides Projektmanagement. Hybrides Projektmanagement ist im Grunde nichts anderes als eine Mischform der bislang beschriebenen Projektmanagement Ansätze und Methoden. Dies kann verschiedene Formen annehmen – Im Folgenden nun vier Beispiele für hybride Modelle: Konzeption und Spezifikation agil, Umsetzung klassisch Konzeption und Spezifikation klassisch, Umsetzung klassisch für die Hardware und agil für die Software (Abhängigkeiten zwischen beiden müssen im Blick gehalten werden) Konzept, Spezifikation und Umsetzung Hardware und Software klassisch, Integration agil Konzeption, Spezifikation, Umsetzung, Abnahme klassisch, aber in regelmäßig geplanten Zeitabschnitten (Iterationen) – also keine klassisch-agile, aber eine klassisch-iterative Mischform. Hierzu gilt: Wenn alle in ihrer Taktung harmonisieren, ist dies häufig ein Vorteil für alle.

Agiles Projektmanagement – Zusammenfassung

Klassisches Projektmanagement passt zu vorausplanbaren Projekten mit von vornherein recht klaren Anforderungen. Änderungswünschen kann mit gutem Änderungsmanagement begegnet werden. Außerdem eignet es sich gut in Projektumgebungen, die beispielsweise durch Gesetze oder Vorschriften hochgradig reguliert sind. Agile Ansätze sind dann am besten geeignet, wenn zu Beginn des Projekts noch nicht genau feststeht, welcher Weg auf der Reise beschritten werden soll. Dies wird über Iterationen hinweg Schritt für Schritt mit dem Kunden zusammen herausgefunden und angepasst.

Abbildung 6: https://betrieb-machen.de/nachgelesen_hybrides-projektmanagement/

Hybride Ansätze sind überall dort ratsam, wo sich ein Projekt in unterschiedlich gut planbare Teilprojekte zerlegen lässt. Zusammenfassend lässt sich sagen: Es gibt sie nicht, die „eine richtige Methode“, die für alle Projekte gilt. Die passende Methode müssen Sie jeweils für die gegebene Projektsituation auswählen.

Die Prozesswerk GmbH unterstützt mit ihren Beratern mechatronische Entwicklungsprojekte, um mit beiden Welten besser umgehen zu können und letzten Endes das Projekt effektiv verwalten zu können. Bei Prozesswerk setzen wir bei unseren Kunden bei der Integration von agilen Methoden dort an, wo es erforderlich ist durch: eine Evaluation des optimalen Integrationsbedarfs eine vorausgehende Bestandsanalyse und entsprechende Methodenauswahl eine Integrationsplanung, Organisationsdefinition und Pilotierung Review Schleifen und einem Gesamt-Rollout inklusive Schulungen und Coaching