Projektcontrolling

Projektcontrolling ist ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements, der sicherstellt, dass Projekte innerhalb der vereinbarten Parameter von Zeit, Budget und Qualität durchgeführt werden. Es bezieht sich auf den Prozess der Überwachung und Steuerung von Projekten, um sicherzustellen, dass sie erfolgreich abgeschlossen werden. Das Projektcontrolling umfasst die Identifizierung von Abweichungen von den ursprünglichen Plänen und Zielen, die Analyse von Risiken und die Anpassung der Projektpläne entsprechend. Projektcontrolling ist ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements, da es sicherstellt, dass Projekte effektiv und effizient durchgeführt werden. Projektcontrolling hilft auch dabei, die Auswirkungen von Änderungen im Projektumfeld zu berücksichtigen und schnell auf unerwartete Ereignisse zu reagieren.

Projektcontrolling kann einem Unternehmen beim Projektmanagement auf verschiedene Weise helfen. Indem Abweichungen von den ursprünglichen Plänen und Zielen identifiziert werden, können Maßnahmen ergriffen werden, um diese Abweichungen zu korrigieren oder zu minimieren. Dies trägt dazu bei, Kosten- und Zeitüberschreitungen zu vermeiden und die Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen Projektablaufs zu erhöhen. Dies fördert wiederum die Zufriedenheit der Kunden und stärkt das Image des Unternehmens. Durch die Verwendung von Projektcontrolling-Tools und -Techniken können Unternehmen ihre Projekte besser planen, überwachen und steuern, um ihre Ziele zu erreichen und erfolgreich zu sein.

Projektcontrolling: Tools, Methoden, Software

Im Projektcontrolling werden verschiedene Tools und Techniken verwendet, um den Fortschritt des Projekts zu messen und zu überwachen. Im Folgenden sind einige wichtige Tools und Techniken im Projektcontrolling aufgeführt:

Projektmanagement-Software

Projektmanagement-Software wie z.B. Microsoft Project, Basecamp oder Trello können für das Projektcontrolling eingesetzt werden. Diese Software ermöglicht die Planung, Überwachung und Steuerung von Projekten, einschließlich des Fortschritts, der Kosten und der Ressourcenallokation.

Projektplan

Ein Projektplan ist ein Dokument, das alle Aufgaben, Meilensteine, Termine, Ressourcen und Kosten des Projekts enthält. Der Projektplan ist ein wichtiger Bestandteil des Projektcontrollings, da er als Grundlage für die Überwachung des Fortschritts und die Identifizierung von Abweichungen dient.

Statusberichte

Statusberichte sind regelmäßige Berichte, die den Fortschritt des Projekts gegenüber dem Plan darstellen. Statusberichte können den aktuellen Status der Aufgaben, den Fortschritt gegenüber dem Zeitplan, die Kosten und das Risiko des Projekts sowie Empfehlungen für Maßnahmen zur Verbesserung des Projekts enthalten.

Meilenstein-Trendanalyse (MTA)

Die Meilenstein-Trendanalyse (MTA) ist eine Methode zur Überwachung des Fortschritts des Projekts anhand von Meilensteinen. Die MTA vergleicht den geplanten Fortschritt mit dem tatsächlichen Fortschritt an jedem Meilenstein und identifiziert Abweichungen, die darauf hinweisen können, dass das Projekt vom Plan abweicht.

Earned Value Management (EVM)

Earned Value Management (EVM) ist ein umfassender Ansatz zur Überwachung des Fortschritts des Projekts, bei dem sowohl der Fortschritt als auch die Kosten des Projekts berücksichtigt werden. EVM umfasst die Verwendung von Kennzahlen wie Earned Value, Kostenleistungsindex und Zeit-Leistungs-Index, um den Fortschritt und die Kosten des Projekts zu messen und zu überwachen.

Risikomanagement-Plan

Ein Risikomanagement-Plan ist ein Dokument, das die Risiken im Projekt identifiziert und Maßnahmen zur Minimierung oder Kontrolle dieser Risiken enthält. Ein Risikomanagement-Plan ist ein wichtiger Bestandteil des Projektcontrollings, da er die Identifizierung und Überwachung von Risiken ermöglicht und die Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen von Risiken minimiert.

Change-Management-Plan

Ein Change-Management-Plan ist ein Dokument, das die Verfahren und Prozesse beschreibt, die im Falle von Änderungen im Projekt implementiert werden müssen. Ein Change-Management-Plan ist ein wichtiger Bestandteil des Projektcontrollings, da er sicherstellt, dass Änderungen im Projekt ordnungsgemäß genehmigt, dokumentiert und überwacht werden.

Projektcontrolling ist ein zyklischer Prozess, welcher durch den Controlling-Regelkreis beschrieben wird:

Abb. 1: Zyklische Darstellung des Projektcontrollings

Die Zielsetzung setzt den Startpunkt, hier werden Ziele definiert. Im nächsten Schritt, der Planung, wird festgelegt, wie diese Ziele erreicht werden können. Anschließend werden die in der Planungsphase definierten Daten erhoben (Ist-Daten), und im nächsten Schritt den Soll-Daten gegenübergestellt (Soll-Ist-Vergleich). In der Abweichungsanalyse (auch Delta-Analyse genannt) werden die Abweichungen und deren Hintergründe oder Ursachen ermittelt, um anschließend Maßnahmen zur Korrektur einzuleiten (Gegensteuern) und auf ihren Erfolg hin zu überprüfen (Erfolgskontrolle). Je nach Maßnahmen oder Anpassungen werden dann die Ziele angepasst und der Controlling-Regelkreis erneut durchlaufen.

Was ist der Unterschied zwischen Projektcontrolling und Projektreporting?

Nicht zu verwechseln sind Projektcontrolling und Projektreporting. Beide sind wichtige Aspekte des Projektmanagements, die dazu beitragen, die Leistung von Projekten zu überwachen und zu verbessern. Obwohl sie eng miteinander verbunden sind, gibt es dennoch Unterschiede zwischen den beiden Konzepten. Projektcontrolling ist eine proaktive Aktivität, die darauf abzielt, Probleme zu erkennen, bevor sie auftreten, und schnell darauf zu reagieren, um sicherzustellen, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird.

Projektreporting hingegen bezieht sich auf den Prozess der Zusammenstellung und Bereitstellung von Informationen über den Fortschritt von Projekten. Es umfasst die Erstellung von Berichten, die über den aktuellen Status des Projekts informieren, wie beispielsweise den Fortschritt der Arbeit, die Kosten und den Zeitplan. Projektreporting ist eine reaktive Aktivität, die darauf abzielt, Stakeholder und Entscheidungsträger über den Fortschritt des Projekts zu informieren und sie bei Bedarf auf Abweichungen und Probleme aufmerksam zu machen. Der Hauptunterschied zwischen Projektcontrolling und Projektreporting besteht also darin, dass Projektcontrolling eine aktive Aktivität ist, die darauf abzielt, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen, während Projektreporting eine reaktive Aktivität ist, die darauf abzielt, Informationen bereitzustellen, um Stakeholder und Entscheidungsträger auf dem Laufenden zu halten. Insgesamt sind sowohl Projektcontrolling als auch Projektreporting wichtige Aspekte des Projektmanagements, die dazu beitragen, den Erfolg von Projekten zu gewährleisten. Eine effektive Kombination aus beidem kann dazu beitragen, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen und sicherzustellen, dass Projekte innerhalb der vereinbarten Zeit- und Budgetrahmen abgeschlossen werden.

Wie lernt man Projektcontrolling im Rahmen eines Seminars zum Projektmanagement?

Ein Seminar zum Projektmanagement kann Ihnen die Grundlagen des Projektcontrollings vermitteln. Hier sind einige Schritte, die Sie befolgen können, um Projektcontrolling in einem solchen Seminar zu lernen:

Verstehen Sie die Ziele des Projektcontrollings: Bevor Sie mit dem Lernen beginnen, ist es wichtig zu verstehen, warum Projektcontrolling notwendig ist und welche Ziele damit verfolgt werden. Ein gutes Seminar wird Ihnen die Ziele des Projektcontrollings vermitteln, wie z.B. die Überwachung des Fortschritts des Projekts, die Identifizierung von Risiken und Problemen sowie die Sicherstellung der Einhaltung von Zeit- und Budgetvorgaben.
Lernen Sie die Werkzeuge und Methoden des Projektcontrollings kennen: Es gibt eine Vielzahl von Werkzeugen und Methoden, die im Projektcontrolling eingesetzt werden können, wie z.B. EVM, Risikomanagement, Statusberichte und Budgetüberwachung. Ein gutes Seminar wird Ihnen diese Werkzeuge und Methoden vorstellen und Ihnen zeigen, wie sie im Projektcontrolling eingesetzt werden können.
Üben Sie die Anwendung von Projektcontrolling-Techniken: Ein wichtiger Teil des Lernprozesses ist das Üben der Anwendung von Projektcontrolling-Techniken. Ein gutes Seminar wird Ihnen die Möglichkeit geben, verschiedene Szenarien durchzuspielen und zu üben, wie Sie Projektcontrolling-Techniken anwenden können, um Probleme zu lösen und den Fortschritt des Projekts zu überwachen.
Reflektieren Sie über Ihre Erfahrungen: Nachdem Sie die Grundlagen des Projektcontrollings erlernt und geübt haben, sollten Sie Ihre Erfahrungen reflektieren und darüber nachdenken, wie Sie das Gelernte auf Ihre eigenen Projekte anwenden können. Eine gute Möglichkeit, dies zu tun, ist das Teilen von Erfahrungen und das Diskutieren von Fallbeispielen mit anderen Teilnehmern des Seminars.

Werden Sie jetzt aktiv und nehmen Sie an einem Seminar teil

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Seminar zum Projektmanagement eine hervorragende Möglichkeit ist, Projektcontrolling zu erlernen. Indem Sie die Ziele des Projektcontrollings verstehen, die Werkzeuge und Methoden kennenlernen, die Anwendung üben und Ihre Erfahrungen reflektieren, können Sie sicherstellen, dass Ihre Projekte im Rahmen des Budgets, der Zeit und der Qualität bleiben. Gerne ermöglichen wir Ihnen bei Prozesswerk, ein Projektmanagement Seminar zu besuchen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter: https://www.pw-akademie.eu/seminare/projektmanagement/

Quellen:

https://www.projektmanagementhandbuch.de/handbuch/projektrealisierung/projektcontrolling/

Projektcontrolling – Berta Coromayh Schreckeneder – Google Books