ABC-Analyse

Die ABC-Analyse – einfach erklärt

Die ABC-Analyse ist einfach erklärt als eine simple Methode der Klassifizierung mit Hinblick auf Wert und Menge. Generell dient sie zur Planung, Entscheidung und Priorisierung. Dabei können beispielsweise Produkte oder Güter klassifiziert werden, aber auch Kunden oder Lieferanten. Um die ABC-Analyse an einem Beispiel zu erklären, eignet sich die Betrachtung von Produkten. Mit der ABC-Analyse kann hier das Sortiment in sogenannte A-, B- und C-Produkte eingeteilt werden. A-Produkte stellen dabei Produkte mit einem hohen Wertanteil dar, die mengenmäßig jedoch sehr wenig Anteil ausmachen. Die Einteilungskonvention der ABC-Analyse gibt dazu konkret an, dass A-Produkte etwa 80% des Werts der Gesamtprodukte ausmachen, von der Menge her aber nur einen Anteil von etwa 10% haben. Bei C-Produkten dreht sich dieses Verhältnis nahezu um: Sie haben nur einen sehr geringen Wertanteil (etwa 5%), machen dafür aber einen großen Anteil an der Gesamtmenge der Produkte aus (etwa 70%).

B-Produkte wiederum liegen dann zwischen den beiden eben erklärten Produkten. Anhand der oft genutzten Konvention der ABC-Analyse ist die Definition für B-Produkte bezüglich Wert- und Mengenanteil ein Anteil von etwa 15% des Wertes und von etwa 20% der Menge. Aber wie kommt man während der ABC-Analyse nun zur Entscheidung, welche Produkte in die Klassen A, B oder C eingeteilt werden? Für die ABC-Analyse berechnen sich die wertmäßigen Verbräuche aller Produkte folgendermaßen: Zunächst wird eine bestimmte Periode definiert, die für die Berechnung des wertmäßigen Verbrauchs aller Produkte herangezogen wird. Für diese Periode wird dann jeweils der Verbrauch eines Produkts ermittelt und dieser mit seinem Preis multipliziert. Dadurch erhält man den absoluten wertmäßigen Verbrauch des Produkts. Um die in der ABC-Analyse gängigen Prozentwerte zu erhalten, wird dieser absolute Wert noch ins Verhältnis gesetzt mit dem wertmäßigen Gesamtverbrauch der Periode, also dem wertmäßigen Verbrauch, der für alle Produkte gemeinsam in der definierten Periode für die ABC-Analyse berechnet wurde.

Die Ergebnisse einer solchen ABC-Analyse lassen sich nicht nur in reinen Prozentzahlen z.B. in Form einer ABC-Analyse-Tabelle darstellen, sie können auch mittels eines Balkendiagramms oder einer sogenannten Konzentrationskurve graphisch veranschaulicht werden. Diese Kurve wird auch als Lorenzkurve der ABC-Analyse bezeichnet. Hier wird auf der y-Achse der Wertanteil in % abgetragen und auf der x-Achse der Mengenanteil in %. Anhand der Flächengröße unter der Kurve lässt sich graphisch sehr einfach die mengenmäßige Verteilung der A-, B- und C-Produkte veranschaulichen. Eine beispielhafte Lorenzkurve einer ABC-Analyse ist in Abbildung 1 dargestellt.

Neben diesem Fokus auf Produkte kann die ABC-Analyse z.B. auch als ABC-Kundenanalyse genutzt werden. Bei dieser Anwendungsart der ABC-Analyse werden Kunden statt Produkten klassifiziert und in A-, B- und C-Kunden eingeteilt. Das Prinzip dieser ABC-Kundenanalyse ist ansonsten analog zur ABC-Analyse mit Produkten. A-Kunden sind demnach wieder die Kunden, die die geringste Anzahl der Gesamtkunden ausmachen, dem Unternehmen aber den meisten Umsatz bringen. Das können beispielsweise einzelne Kunden mit sehr großen Aufträgen sein. C-Kunden dagegen sind eine Vielzahl an Kunden, die durch z.B. kleine Aufträge jedoch nur einen sehr geringen Anteil zum Gesamtumsatz beitragen. Übergreifend gesagt dient die ABC-Analyse also dazu, das Wesentliche und Unwesentliche zu trennen.

Nutzen der ABC-Analyse

Mit einer ABC-Analyse ist es möglich, sehr einfach herauszufinden, welche Produkte oder Kunden diejenigen sind, die für das eigene Unternehmen am wertvollsten sind. Die ABC-Analyse liefert also eine Einschätzung dessen, auf welche Produkte oder Kunden sich ein Unternehmen fokussieren sollte und welche dagegen in Bezug auf den zu erwartenden Gewinn eher vernachlässigt werden könnten. Somit ermöglicht es die ABC-Analyse beispielsweise, das Zeitmanagement im Unternehmen effektiver zu gestalten. A-Kunden oder A-Produkte sind diejenigen, für die die meiste Zeit und die meisten Kapazitäten aufgewendet werden sollten. C-Kunden oder C-Produkte sollten dagegen auch innerhalb des eigenen Unternehmens eher niedrig priorisiert werden, sodass bei sehr hohem Workload durch die ABC-Analyse das Zeitmanagement so angepasst werden kann, dass vor allem A-Kunden betreut bzw. A-Produkte entwickelt oder fertiggestellt werden. Somit kann die ABC-Analyse unter anderem als Maßnahme dazu genutzt werden, bei zu vielen Aufträgen für die vorhandenen Kapazitäten die Aufträge – anhand von Kunden oder Produkten – auszuwählen, die insgesamt den meisten Umsatz bringen. Dementsprechend würden Aufträge, die C-Kunden oder C-Produkten zugeordnet werden, eher hinten angestellt.

Um aus der ABC-Analyse einen konkreten Nutzen zu ziehen, müssen natürlich Maßnahmen abgeleitet werden. Das Ziel einer ABC-Analyse kann damit beispielsweise sein, die Unternehmensstrategie zu überdenken und sich insgesamt mehr auf A-Produkte und die Bedienung von A-Kunden zu fokussieren. Es lässt sich insgesamt ein guter Überblick über Produkte, Kunden, Aufgaben oder Projekte gewinnen, sodass die Zeit und Energie des Unternehmens und der Mitarbeiter optimal verteilt werden können, um zum größtmöglichen Gewinn für das Unternehmen zu führen. Jedoch lässt sich aus einer ABC-Analyse nicht nur eine Strategie für den aktuellen Moment ableiten. Gerade in Bezug auf C-Kunden gilt es dann weiterhin zu analysieren, ob diese tatsächlich auch in Zukunft nur C-Kunden sein werden oder aber das Potential haben, zu B- oder sogar A-Kunden zu werden. Ist letzteres der Fall, sollten auch hier Maßnahmen ergriffen werden, um die Kunden zu halten und die Geschäftsbeziehung auszubauen. Die ABC-Analyse darf also nicht nur isoliert betrachtet werden, sondern muss mit weiteren Überlegungen in Kombination gebracht werden, um bestmögliche Maßnahmen und Strategien ableiten zu können.

Anwendungsbereiche der ABC-Analyse

Vor allem in der betrieblichen Planungspraxis ist die ABC-Analyse weit verbreitet. Dabei kann sie in nahezu jedem Bereich eingesetzt werden. Ein typisches Anwendungsfeld ist das Marketing, mit der Fragestellung, über welchen Kanal sich die meisten potentiellen Kunden erreichen lassen. Dabei werden verschiedene Kanäle analysiert sowie deren Wichtigkeit, um die Bekanntheit des eigenen Unternehmens oder von dessen Produkten zu steigern. Auch in der Logistik ist eine ABC-Analyse insofern nützlich, als dass gezeigt wird, welche Waren den größten Wert haben. Besonders hochwertige Waren können dabei von enormer Bedeutung sein, auch wenn sie nur in geringer Menge vorhanden sind. Dennoch sollten sie dann entsprechend hoch priorisiert werden. In Bezug zum Controlling ist eine ABC-Analyse angeraten, um die wichtigsten Geschäftsfelder zu identifizieren und geeignete Strategien dahingehend zu entwickeln, in welche Richtung das Unternehmen gehen und für was das Budget verwendet werden soll.

Schließlich kann die ABC-Analyse auch im Projektmanagement gewinnbringend angewendet werden. Hier kann sie beispielsweise zur Kostenaufstellung verwendet werden, um insgesamt einen Überblick zu behalten. So können z.B. Aufgaben und Projektbereiche identifiziert werden, die später für das Projekt von höchster Wichtigkeit sind, entscheidend für den Erfolg verantwortlich sind oder den größten Anteil am späteren Umsatz haben. So kann fundiert eine Entscheidung darüber getroffen werden, was priorisiert bearbeitet werden sollte.

Ein weiteres Anwendungsfeld für die ABC-Analyse bietet sich in Kombination mit der XYZ-Analyse. Mit letzterer können Fragen beantwortet werden wie „Wie viele Produkte werden pro Periode verkauft?“ oder „Wie viel bestellt ein Kunde pro Periode?“. Nach der ABC-Analyse wird dann anhand der XYZ-Analyse zum Beispiel für Kunden oder Produkte die Planbarkeit oder Vorhersagbarkeit bewertet. Um Produkte oder Kunden in die X-, Y- oder Z-Klassen einzuteilen, wird im Rahmen der XYZ-Analyse der Bedarf bzw. Verbrauch pro Periode und davon ausgehend der Variationskoeffizient berechnet. Dabei kann die Richtlinie herangezogen werden, dass Objekte in der X-Klasse einen Variationskoeffizienten von 0-25% aufweisen (hohe Vorhersagegenauigkeit, planbar), solche in der Y-Klasse einen zwischen 25% und 50% (mittlere Vorhersagegenauigkeit, bedingt planbar) und Objekte in der Z-Klasse einen >50% (niedrige Vorhersagegenauigkeit, schlecht planbar). Durch die Kombination der ABC-Analyse mit der XYZ-Analyse ergibt sich eine Matrix, die beispielsweise nützlich ist, um nach der Analyse eigener Produkte optimale Beschaffungsstrategien in Bezug auf die Zusammenarbeit mit Lieferanten zu erarbeiten. Dabei könnte man z.B. für Produkte, die in der Klasse A und X sind, eine eng abgestimmte und langfristige Zusammenarbeit mit wenigen Lieferanten planen, während dagegen für Produkte in der B- und Z-Klasse Lieferanten geeigneter wären, die schnell und flexibel auf Bestellungen reagieren, da hier nur auf Bedarf bestellt wird.

Möchten Sie darüber hinaus noch weitere Anwendungsbereiche der ABC-Analyse kennenlernen, schauen Sie sich gern bei den Schulungen unserer PW-Akademie um. Eine Thematisierung der ABC-Analyse findet sich dabei vor allem in unseren Projektmanagement Seminaren sowie den Schulungen zu Agile Scrum, CPPM und PRINCE2.

Vorteile und Nachteile der ABC-Analyse

Ein großer Vorteil der ABC-Analyse besteht in ihrer Einfachheit und dadurch auch guten Übersichtlichkeit und Verständlichkeit. Allerdings ergeben sich dadurch auch einige methodische Schwächen. Hier ist beispielsweise zu nennen, dass die Klassenbildung, wie bereits erwähnt, anhand von Konventionen erfolgt, an die man sich aber nicht zwingend halten muss, die dementsprechend also auch recht beliebig sein kann. Gerade bei der Ableitung einer Strategie ausgehend von einer ABC-Analyse muss auch unbedingt bedacht werden, dass diese eine reine Analyse des IST-Zustands darstellt, aber per se keine Potenzialanalyse beinhaltet. Allein auf Basis der ABC-Analyse eine Strategie bezüglich der Geschäftsbeziehungen zu Kunden zu entwickeln, birgt somit die Gefahr, dass aktuelle C-Kunden, die aber in Zukunft auch mit größeren Aufträgen aufwarten und somit zu B- oder sogar A-Kunden werden könnten, vernachlässigt werden würden. Daher sollte die ABC-Analyse keinesfalls isoliert betrachtet werden, um solche potentiell nachteiligen Effekte zu vermeiden.

Dennoch ist die ABC-Analyse besonders bei einer sehr großen Anzahl an Daten, die verarbeitet werden müssen, äußerst hilfreich und nützlich. Auch ihre Anpassungsfähigkeit ist ein weiterer großer Vorteil. So sind bei der ABC-Analyse zum Beispiel nicht nur Wert und Menge mögliche Kriterien, die betrachtet werden können, sondern auch – beispielsweise bei der ABC-Analyse bezüglich Kunden – der Umsatz, den diese dem Unternehmen bringen.